MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE IMPLEMENTOS DONADOS

Manual de Procedimiento de Entrega de Implementos Donados

El Manual de Procedimiento de Entrega de Implementos Donados está diseñado de forma muy clara, sencilla y directa, evitando palabras técnicas confusas. Está pensado para que cualquier miembro del club o comité organizador lo pueda seguir paso a paso sin complicaciones.

Resumen del Procedimiento

Paso 1: Recepción y Clasificación (El Filtro):

Cómo revisar las donaciones (uniformes institucionales IDRD, vestuarios, zapatos de salsa, Latinos, Folklor,Stándar, pedrería, protectores de tacón, etc) y separarlos por estado (Excelente, Bueno, Para Reparar).

Paso 2: Almacenamiento e Inventario Simple: Registro rápido en una lista de control (qué entra, quién lo dona y en qué fecha) para mantener la transparencia.
Paso 3: Criterios de Asignación (A quién se le entrega): Reglas justas para entregar los implementos (por ejemplo, deportistas de bajos recursos, talentos destacados o escuelas comunitarias).
Paso 4: El Acto de Entrega: Protocolo para firmar un soporte de recibido, asegurando que los implementos se usarán exclusivamente para fines deportivos.

El manual incluye un Formato de Acta de Entrega muy sencillo al final para que los beneficiarios lo firmen al recibir sus implementos.

Estructura de la Tabla de Control

El archivo contiene las siguientes columnas clave listas para rellenar:

Código Elemento: Un número único para identificar cada donación (ej. INV-001).
Fecha de Recibo: Cuándo llegó el implemento al club o escuela.
Nombre del Donante: Para mantener la transparencia y saber a quién agradecer.
Categoría y Descripción: Clasificación rápida (Calzado, Vestuario, Accesorios) y detalles específicos (talla, color, tipo de tacón).
Cantidad y Unidad: Si se cuenta por unidades, pares (zapatos) o metros (flecos/telas).
Estado Inicial: Si el artículo llegó Nuevo, Excelente, Bueno o Para Reparar.
Ubicación en Bodega: En qué estante, caja o perchero se guardó para encontrarlo rápido.
Asignado A y Estado de Entrega: Espacio para escribir el nombre del bailarín beneficiado y saber si el artículo ya fue Entregado o sigue Disponible.

Las columnas ya vienen configuradas con un ancho automático para que ningún texto se corte y puedas empezar a usarlo de inmediato en tu computador o celular.

Valor Unitario Estimado ($ COP): El costo comercial aproximado de un solo artículo (ej. un par de zapatos).
Valor Total Estimado ($ COP): Una celda calculada automáticamente mediante una fórmula matemática (Cantidad × Valor Unitario).
Soporte de Valoración: Espacio para registrar si el precio se asignó por factura aportada por el donante, por consulta de precios en el mercado o por mutuo acuerdo.
¿Requiere Certificado? (Sí / No): Una columna de control rápido para saber a cuáles donantes se les debe enviar el documento legal para sus deducciones de impuestos.

Aprobación y Vigencia

El presente Manual de Procedimiento de Implementos Donados fue discutido y aprobado por el Comité Ejecutivo en Reunión realizada el 11 de Agosto como consta en el Acta 061 del Comité Ejecutivo y tiene vigencia a partir de la fecha.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

ORGINAL FIRMADO

Dayra Cecilia Quijano Edilberto Canté Páez

Presidente Secretario