MANUAL TOMA DE DECISIONES ORGANO DE ADMINISTRACIÓN

Manual de Toma de Decisiones y Gestión de Conflictos de Interés

El Manual de Toma de Decisiones y Gestión de Conflictos de Interés está diseñado específicamente para el Órgano de Administración (Comité Ejecutivo) de una Liga Bogotana de Baile Deportivo, bajo el marco de la Ley del Deporte (Ley 181 de 1995) y el Decreto 1074 de 2015.

Resumen del Contenido del Manual

• Proceso Estándar de Toma de Decisiones: Pasos claros desde la convocatoria, la verificación del cuórum (mínimo la mitad más uno de los miembros), el debate técnico, hasta la votación y el asentamiento obligatorio en el Libro de Actas registrado ante la Secretaría de Cultura Recreación y Deporte.
• Reglamentación del Proceso de Compras:
• Cuantías Pequeñas (hasta 1 SMMLV): Compra directa con mínimo 2 cotizaciones.
• Cuantías Mayores (mayor a 1 SMMLV): Apertura de convocatoria cerrada con un mínimo de 3 cotizaciones blindadas para evitar favorecimientos en implementos deportivos y específicos de DanceSport (vestuario, calzado, sonido).
• Gestión del Conflicto de Interés e Inhabilidades:
• Definición Sencilla: Situaciones donde el interés personal de un directivo (o de sus familiares hasta 4to grado de consanguinidad, como hijos, hermanos o cónyuges) choca con el interés de la Liga.
• Ejemplo Práctico: Si se van a comprar zapatos de baile y el proveedor es la empresa del hermano del Tesorero, hay un conflicto de interés directo.
• Protocolo de Actuación ante Conflictos (Paso a Paso):
• Declaración Obligatoria: El miembro directivo debe manifestar el conflicto antes de iniciar el debate.
• Retiro y Abstención: El directivo debe abandonar la sesión durante esa discusión; no puede deliberar ni votar.
• Registro en Acta: El secretario debe dejar constancia exacta en el acta de que el miembro se retiró para garantizar la transparencia frente a futuras auditorías.

Se han estructurado ambos elementos bajo el marco legal del deporte en Colombia (Ley 181 de 1995 y lineamientos de Inspección, Vigilancia y Control del Ministerio del Deporte), adaptados para el Órgano de Administración de tu Liga.

1.FORMATO DE DECLARACIÓN JURADA DE INEXISTENCIA DE CONFLICTOS DE INTERÉS E INHABILIDADES
(Para miembros del Órgano de Administración y Comisiones de la Liga)

Yo, [Nombre Completo del Directivo], identificado con Cédula de Ciudadanía No. [Número de Cédula] de [Ciudad de Expedición], en mi calidad de miembro electo del Órgano de Administración (Comité Ejecutivo) de la Liga Bogotana de Baile Deportivo, con NIT 900.621.087-1, declaro bajo la gravedad de juramento lo siguiente:

• Conocimiento de la Norma: Que conozco el Manual de Toma de Decisiones de la Liga y las normas legales que regulan los conflictos de interés, inhabilidades e incompatibilidades en el deporte asociado colombiano.
• Inexistencia de Conflictos: Que a la fecha de firma de este documento, no tengo ningún interés personal, familiar, comercial o económico que choque con las funciones, decisiones, compras o contratos de la Liga.
• Lazos Familiares: Que no tengo parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad (padres, hijos, hermanos, tíos, sobrinos, primos), segundo de afinidad (suegros, cuñados) o primero civil (cónyuge, compañero permanente, hijos adoptivos) con proveedores de insumos ( implementos deportivos, calzado, vestuario, resina, sonido, etc), entrenadores contratados, salvo las excepciones que declaro de forma expresa a continuación:
• Detalle de excepciones (si no hay, escribir "Ninguna"): _____________________________________
• Compromiso de Alerta: Me comprometo a que, si durante mi periodo de gestión llega a surgir alguna situación de conflicto de interés en una reunión o proceso de compra, la declararé inmediatamente a mis compañeros de comité y me retiraré del debate y la votación, conforme al protocolo técnico establecido.

Para constancia de lo anterior, se firma en la ciudad de [Ciudad], a los [Día] días del mes de [Mes] de 202_.

Firma del Directivo
Cédula:
Cargo en la Liga:

2. Régimen de Sanciones Internas (Resumen Técnico)

Este reglamento define qué pasa si un directivo oculta un conflicto de interés o viola las reglas de contratación de la Liga:

• Falta Leve (Amonestación Escrita): Se aplica cuando el directivo cometió una omisión por descuido sin mala fe (ej. no registrar a tiempo una cotización familiar secundaria en compras menores), siempre y cuando no haya causado un daño económico a la Liga.
• Falta Grave (Suspensión Temporal - 1 a 6 meses): Se aplica cuando el directivo vota u opina en un proceso de compra o contratación donde tenía un interés directo (ej. compra de implementos a su propia empresa o de un familiar), alterando la equidad del proceso. Pierde voz y voto en las sesiones del comité durante la sanción.
• Falta Gravísima (Destitución y Expulsión del Cargo): Se aplica por ocultar intencionalmente un conflicto de interés para desviar fondos, recibir comisiones secretas de proveedores de implementos deportivos y específicos de DanceSport, o favorecer de forma sistemática a terceros. El caso se remite inmediatamente a la Comisión Disciplinaria de la Liga y se reporta al Ministerio del Deporte por violación a los estatutos.

3. Procedimiento Técnico de Defensa y Debido Proceso

El Procedimiento Técnico de Defensa y Debido Proceso es aplicable a los miembros del Órgano de Administración. Este documento está diseñado bajo el marco del Artículo 29 de la Constitución Política de Colombia (derecho fundamental al debido proceso) y las directrices de Inspección, Vigilancia y Control del Ministerio del Deporte.

Resumen del Procedimiento de Defensa

Para sancionar a un directivo, la Liga no puede actuar de manera inmediata o arbitraria; debe seguir rigurosamente estos 5 pasos obligatorios:

• Apertura del Proceso y Notificación (Máximo 5 días hábiles): Se le envía una carta formal al directivo acusado explicándole detalladamente de qué se le culpa (la presunta falta por conflicto de interés u ocultamiento) y qué pruebas hay en su contra.
• Término para Descargos (10 días hábiles): El directivo tiene este tiempo para preparar su defensa. Debe presentar un documento escrito (Descargos) dando su versión de los hechos y aportando o solicitando las pruebas que lo respalden (correos, cotizaciones, testigos).
• Periodo Probatorio (10 días hábiles): La Comisión Disciplinaria o el comité encargado revisa las pruebas de ambas partes (por ejemplo, verificando facturas de implementos deportivos o actas anteriores de la Liga).
• Fallo o Decisión en Primera Instancia (5 días hábiles): Se emite una resolución oficial detallando si el directivo es absuelto o sancionado (según el régimen de faltas leves, graves o gravísimas).
• Recursos de Ley (Apelación): Si el directivo no está de acuerdo con la sanción, tiene derecho a interponer el Recurso de Reposición (para que el mismo comité revise su decisión) y el Recurso de Apelación (para que el caso sea revisado en segunda instancia por el órgano superior correspondiente, garantizando la doble conformidad). [1, 2]

4. Formato de Carta de Notificación de Apertura de Proceso

COMUNICACIÓN FORMAL: NOTIFICACIÓN DE APERTURA DE PROCESO DISCIPLINARIO INTERNO
Ref: Proceso No. [Año]-[Número Consecutivo]

Ciudad y Fecha: [Ciudad], [Día] de [Mes] de 202_.

Señor(a):
[Nombre Completo del Directivo Investigado]
Cargo: [Ej. Tesorero / Vocal / Miembro del Comité]
Órgano de Administración - Liga Bogotana de Baile Deportivo
E-mail de notificación: [Correo electrónico registrado]

Asunto: Notificación formal de apertura de proceso de investigación disciplinaria por presunto conflicto de interés / inhabilidad. [1]

Cordial saludo, Señor(a) [Apellido del Directivo]:

Por medio de la presente, en cumplimiento de las funciones legales y estatutarias, y de conformidad con el Manual de Toma de Decisiones y Régimen de Sanciones Internas de la Liga, le notifico formalmente que este Órgano de Control / Comisión Disciplinaria ha decidido abrir una investigación formal en su contra.

Los hechos que sustentan el inicio de este proceso corresponden a:

• Descripción de la presunta falta: [Ejemplo: Haber participado y votado en la sesión de junta del día DD/MM/AAAA para la compra de ___________________de la marca "X", de la cual es propietario su ___________ de sangre, configurando un presunto conflicto de interés no declarado].
• Clasificación provisional de la falta: Falta [Grave / Gravísima], según el artículo [Número] del Régimen de Sanciones Internas.
• Pruebas que sustentan la apertura: Copia del Acta No. [Número] del Comité Ejecutivo, cotizaciones aportadas por el proveedor y [mencionar otros soportes si los hay].

Garantías y Términos para su Defensa (Debido Proceso):
De acuerdo con el procedimiento de defensa vigente en nuestra institución, usted cuenta con un término de diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente al recibo de esta comunicación, para presentar su documento escrito de Descargos. En dicho escrito, podrá dar su versión de los hechos, controvertir las pruebas aquí mencionadas y solicitar o aportar los soportes probatorios que considere necesarios para su defensa.

Los descargos deberán ser remitidos al correo electrónico oficial: ligabogotanadebailedeportivo@hotmail.com.

Atentamente,

[Nombre del Presidente de la Comisión Disciplinaria o Delegado]
Cargo: Presidente Comisión Disciplinaria / Órgano de Control
Liga Bogotana de Baile Deportivo

Aprobación y Vigencia

El presente Manual de Toma de Decisiones y Gestión de Conflictos de Interés, fue discutido y aprobado por el Comité Ejecutivo en Reunión realizada el 11 de Agosto como consta en el Acta 061 del Comité Ejecutivo y tiene vigencia a partir de la fecha.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

ORGINAL FIRMADO

Dayra Cecilia Quijano                                                                                                      Edilberto Canté Páez

Presidente                                                                                                                                     Secretario